Quy trình vận chuyển vaccine quốc tế là một trong những giai đoạn có rủi ro cao nhất của chuỗi lạnh. Vaccine có thể được đóng gói đúng, giữ nhiệt tốt tại nhà máy nhưng vẫn bị ảnh hưởng nếu xảy ra chậm trễ tại sân bay, sai chứng từ, chọn tuyến vận chuyển không phù hợp hoặc xử lý sai trong quá trình thông quan.

Theo hướng dẫn WHO, thời điểm vaccine đến quốc gia nhập khẩu, làm thủ tục hải quan và được chuyển tới kho vaccine trung tâm là những giai đoạn đặc biệt quan trọng.

Đây cũng là lúc có nhiều bên cùng tham gia:

• Nhà sản xuất.
• Đơn vị mua sắm.
• Cơ quan Liên Hợp Quốc.
• Freight forwarder.
• Hãng hàng không.
• Cơ quan hải quan.
• Đại lý thông quan.
• Đơn vị tiếp nhận.
• Chương trình tiêm chủng quốc gia.

Vì vậy, quy trình chỉ vận hành an toàn khi trách nhiệm của từng bên được xác định rõ và thông tin được truyền chính xác, đúng thời điểm.

1. Vì sao giai đoạn nhập khẩu vaccine là điểm rủi ro cao?

Vaccine nhạy cảm với cả nhiệt độ lẫn thời gian.

Một lô hàng có thể vẫn an toàn trong hành trình bay nhưng gặp sự cố khi:

• Chờ thông quan quá lâu.
• Đến vào cuối tuần.
• Không có kho lạnh tại sân bay.
• Chứng từ bị thiếu.
• Thông tin giữa consignee và forwarder không khớp.
• Hàng bị lưu tại khu vực không kiểm soát nhiệt độ.
• Thùng bị mở ngoài kế hoạch.

Đây là lý do quy trình vận chuyển vaccine quốc tế không thể chỉ tập trung vào thời gian bay.

Doanh nghiệp phải kiểm soát toàn bộ hành trình:

Nhà máy → sân bay đi → transit → sân bay đến → hải quan → kho trung tâm

Chỉ một điểm trong chuỗi bị sai cũng có thể làm tăng nguy cơ excursion nhiệt độ.

2. Kiểm soát nhiệt độ vaccine trong suốt hành trình quốc tế

Vaccine phải luôn nằm trong môi trường kiểm soát nhiệt độ trong toàn bộ quá trình vận chuyển, bao gồm cả điểm transit và khu vực lưu kho trung gian.

Theo nội dung hướng dẫn, vaccine phải được đặt chỗ và vận chuyển trong dải:

+2°C đến +8°C

hoặc theo nhiệt độ do nhà sản xuất quy định.

Dải nhiệt độ này cũng phải được thể hiện trên nhãn IATA Time and Temperature Sensitive.

Không được gửi vaccine dưới dạng general cargo

Vaccine hoặc dung môi không nên được vận chuyển như hàng hóa thông thường.

Lý do rất đơn giản:

General cargo có thể:

• Không được lưu trong khu vực kiểm soát nhiệt.
• Chờ lâu ngoài sân đỗ.
• Không được ưu tiên xử lý.
• Bị xếp cùng các loại hàng không phù hợp.

Vaccine cũng không được vận chuyển cùng:

• Sản phẩm phóng xạ.
• Thuốc trừ sâu.
• Phân bón.
• Cá.
• Thịt.

Điều này giúp tránh rủi ro nhiễm chéo, xử lý sai hoặc ảnh hưởng điều kiện vận chuyển.

Khi nào cần bổ sung đá hoặc tái làm lạnh?

Nếu một lô hàng cần bổ sung chất làm lạnh trong quá trình transit, việc này phải tuân thủ hướng dẫn bằng văn bản của nhà sản xuất.

Không nên tự ý:

• Mở thùng.
• Thay PCM.
• Thêm đá.
• Thay đổi cấu hình nhiệt.

Mỗi thay đổi đều có thể ảnh hưởng tới hiệu suất nhiệt đã được thẩm định.

3. Tuyến vận chuyển và ngày hàng đến phải được lập kế hoạch thế nào?

4. Thông báo hàng đến trước cần chuẩn bị những gì?

Thông báo hàng đến trước là một trong những bước quan trọng nhất để giảm thời gian chờ tại sân bay và hải quan.

Theo nội dung hướng dẫn, đơn vị logistics hoặc freight forwarder có trách nhiệm thông báo trước cho:

• Consignee.
• Các bên được yêu cầu nhận thông báo.
• Văn phòng quốc gia của cơ quan liên quan.
• Các đơn vị được quy định trong hợp đồng.

Bộ chứng từ nên được gửi ít nhất:

7 ngày trước khi hàng đến, trong đó có tối thiểu 5 ngày làm việc, trừ khi có yêu cầu khác.

Bộ chứng từ cần có

Tùy chương trình và cơ quan tiếp nhận, hồ sơ có thể bao gồm:

• Trang pre-advice.
• Air Waybill – AWB.
• Hóa đơn nhà cung cấp.
• Packing list.
• Danh sách liên kết logger với từng thùng vận chuyển.
• Lot Release Certificate.
• Các chứng từ khác theo Purchase Order.

Việc chuẩn bị sớm giúp consignee:

• Làm thủ tục nhập khẩu trước.
• Chuẩn bị kho.
• Xác nhận xe lạnh.
• Chuẩn bị đội nhận hàng.
• Kiểm tra thông tin lô.

5. Pre-advice cần có những thông tin nào?

Pre-advice là bản thông báo trước giúp bên nhận hiểu toàn bộ cấu trúc lô hàng trước khi máy bay hạ cánh.

Thông tin thường cần bao gồm:

• Số Purchase Order.
• Mã yêu cầu của consignee.
• Số kiện.
• Tổng khối lượng.
• Tổng thể tích.
• Loại vaccine.
• Tổng số bao bì sơ cấp.
• Số liều trên mỗi lọ.
• Giá trị lô hàng.
• Số AWB.
• Số chuyến bay.
• Ngày và giờ khởi hành.
• Thời gian transit.
• ETA.
• Hướng dẫn nhận hàng.

Thông tin càng đầy đủ, khả năng xảy ra chậm trễ tại điểm đến càng thấp.

6. Air Waybill của vaccine phải thể hiện gì?

7. Thùng vaccine có được mở khi transit không?

Nguyên tắc là:

Không mở thùng vaccine trong quá trình transit.

Ngoại lệ chỉ áp dụng nếu cần tái làm lạnh và việc này đã được thống nhất với nhà sản xuất.

Việc mở thùng ngoài kế hoạch có thể:

• Phá vỡ cân bằng nhiệt.
• Làm thay đổi vị trí PCM.
• Ảnh hưởng logger.
• Tạo thêm nguy cơ contamination.
• Làm mất tính nhất quán của hồ sơ vận chuyển.

Tương tự, các thiết bị giám sát điện tử không nên bị tắt cho đến khi lô hàng được consignee tiếp nhận, trừ khi đã có thống nhất khác.

Điều này giúp dữ liệu nhiệt độ phản ánh toàn bộ hành trình thực tế.

8. Chứng từ nào phải đi cùng vaccine?

Một bộ chứng từ gốc cần đi kèm lô hàng.

Ngoài ra, một bộ tài liệu cũng cần được đặt trong thùng số 1.

Thùng này cần được ghi rõ:

Containing vaccine shipping documentation

Lot Release Certificate đặc biệt quan trọng

Mỗi lô vaccine cần có Lot Release Certificate do:

• Cơ quan quản lý quốc gia.
• Hoặc phòng kiểm soát quốc gia của nước sản xuất.

phát hành.

Đây là bằng chứng cho thấy lô vaccine đã được cơ quan quản lý tại nước sản xuất cho phép xuất xưởng.

Nếu vaccine đến nơi nhưng không có Lot Release Certificate, lô hàng không nên được chấp nhận ngay.

Trong trường hợp đó, vaccine cần:

• Được giữ lại.
• Bảo quản đúng nhiệt độ.
• Chờ nhà sản xuất cung cấp chứng từ cần thiết.

Đây là ví dụ điển hình cho thấy một sai sót chứng từ cũng có thể làm tăng thời gian lưu kho tại điểm đến.

9. Báo cáo khi vaccine đến dùng để làm gì?

Sau khi vaccine đến quốc gia nhập khẩu, bên nhận cần có tài liệu xác nhận tình trạng của lô hàng.

Trong các chương trình UNICEF, tài liệu này được gọi là:

Vaccine Arrival Report – VAR

Mục đích của VAR là ghi nhận:

• Điều kiện lô hàng khi đến.
• Tình trạng thùng.
• Dữ liệu nhiệt độ.
• Các sai lệch trong quá trình vận chuyển.
• Những vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc chấp nhận sản phẩm.

Vì sao Arrival Report quan trọng?

VAR giúp phân biệt giữa hai trường hợp:

Lô hàng đạt yêu cầu

và

Lô hàng cần điều tra hoặc có nguy cơ bị từ chối

Đây cũng là bằng chứng quan trọng khi:

• Có excursion.
• Thùng bị hỏng.
• Có thiếu kiện.
• Có mất mát.
• Phát sinh claim bảo hiểm.

Theo hướng dẫn, báo cáo nên được hoàn thành bởi nhân sự được ủy quyền, ví dụ:

• Logistics Manager.
• Cold Chain Manager.
• Cold Store Manager.

và được xác minh bởi người quản lý chương trình phù hợp.

Trong trường hợp vận chuyển nhiều loại vaccine, nên có báo cáo riêng cho từng loại vaccine.

10. Khi có mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển phải làm gì?

Nếu shipment bị:

• Mất hàng.
• Hư hỏng.
• Trì hoãn đáng kể.
• Có dấu hiệu excursion.
• Thiệt hại bao bì.

các bên liên quan cần thông báo ngay.

Thông tin cần cung cấp gồm:

• Chi tiết lô hàng.
• Mức độ thiệt hại.
• Số kiện ảnh hưởng.
• Tình trạng vaccine.
• Dữ liệu liên quan.

Mục tiêu là khởi động nhanh quá trình:

• Điều tra.
• Đánh giá chất lượng.
• Khiếu nại.
• Insurance claim.

Không nên chờ đến khi toàn bộ hồ sơ nội bộ hoàn tất mới thông báo sự cố.

11. Checklist quy trình vận chuyển vaccine quốc tế

Trước khi xuất hàng, đội QA và logistics có thể sử dụng checklist sau:

Trước khi booking

• Xác định dải nhiệt độ.

• Chọn tuyến bay nhanh và trực tiếp.

• Kiểm tra kho lạnh tại điểm transit.

• Tránh ETA vào cuối tuần hoặc ngày lễ.

• Xác nhận consignee có thể nhận hàng.

Trước khi xuất hàng

• Kiểm tra packaging.

• Kích hoạt data logger.

• Kiểm tra nhãn IATA.

• Xác nhận nhiệt độ trên nhãn và AWB khớp nhau.

• Kiểm tra số kiện.

• Đánh số thùng.

Trước khi hàng đến

• Gửi pre-advice.

• Gửi AWB.

• Gửi invoice.

• Gửi packing list.

• Gửi Lot Release Certificate.

• Xác nhận thủ tục customs.

• Chuẩn bị phương tiện lạnh nhận hàng.

Khi nhận vaccine

• Kiểm tra tình trạng thùng.

• Kiểm tra số kiện.

• Kiểm tra logger.

• Kiểm tra dấu hiệu excursion.

• Chuyển nhanh về kho lạnh.

• Hoàn thành Arrival Report.

12. Giải pháp giám sát có vai trò gì trong vận chuyển vaccine quốc tế?

13. FAQ về quy trình vận chuyển vaccine quốc tế

14. Kết luận

Quy trình vận chuyển vaccine quốc tế thành công không chỉ phụ thuộc vào thùng lạnh hay chuyến bay.

Nó phụ thuộc vào sự phối hợp đồng bộ giữa:

Nhiệt độ – tuyến vận chuyển – chứng từ – thông báo trước – thông quan – tiếp nhận – giám sát dữ liệu.

Các rủi ro lớn thường xuất hiện tại thời điểm hàng đến, khi vaccine có thể phải chờ sân bay, chờ hải quan hoặc chờ đơn vị tiếp nhận.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lập kế hoạch từ trước, xác định rõ trách nhiệm của từng bên và đảm bảo mọi thông tin về nhiệt độ, AWB, ETA, chứng từ và trạng thái lô hàng được đồng bộ.

Trong chuỗi lạnh vaccine, xử lý nhanh là quan trọng, nhưng xử lý đúng và có dữ liệu chứng minh còn quan trọng hơn.

Thermal Packing có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng giải pháp vận chuyển vaccine với bao bì kiểm soát nhiệt độ và thiết bị giám sát phù hợp cho từng hành trình quốc tế.